Hur bör kommuner och regioner formulera en RFI för koncernrapportering?
När kommuner och regioner står inför att investera i ett nytt koncernrapporteringssystem är RFI-steget ofta avgörande för hur väl upphandlingen faller ut. Ambitionen är hög: rätt krav ska ställas, kvalitet säkras och ett stabilt beslutsunderlag tas fram. Samtidigt är det ett moment som lätt blir svårt. Vilka frågor ger egentligen underlag för ett klokt systemval, och hur undviker man att RFI:n reduceras till en lång lista av funktioner utan tydlig koppling till det faktiska arbetet i organisationen?
Utifrån flera aktuella RFI-processer som Tiego har deltagit i ser vi tydliga mönster i vilka frågeställningar som skapar värde, vilka som ofta saknas och hur beskrivningen av nuläget påverkar kvaliteten i leverantörernas svar.
Strukturera RFI:n efter hur arbetet faktiskt ser ut
En gemensam nämnare i de mest träffsäkra RFI:erna är att de är strukturerade utifrån hur ett koncernbokslut faktiskt tas fram, snarare än utifrån hur ett enskilt system råkar vara uppbyggt. När frågorna delas in i tydliga sektioner blir svaren mer relevanta och beslutsunderlaget mer jämförbart.
I praktiken rör det sig ofta om tre huvudområden:
• Inrapportering och integration, där frågor om transaktioner eller saldon, rapporteringsfrekvens, mappning av kontoplaner och stöd för olika ekonomisystem får stor betydelse för både kvalitet och arbetsbelastning.
• Systemstöd för koncernredovisning, exempelvis hur konsolidering i flera nivåer hanteras, hur delägda bolag och ägarförändringar påverkar resultat och balans, samt hur elimineringar, klyvning, noter och historik hanteras över tid.
• Teknik, säkerhet och drift, såsom moln- eller lokal installation, land för databasen, GDPR, uppdateringsrutiner, tillgänglighet och support.
När dessa områden hålls isär och ges ett tydligt syfte blir det lättare att både formulera frågor och utvärdera svaren på ett strukturerat sätt.
Ta ställning till var konsolideringen ska ske
En fråga som visat sig ha mycket stor betydelse för både systemval och framtida arbetssätt är var konsolideringen faktiskt ska ske. I flera RFI:er är detta otydligt eller underförstått, trots att valet får långtgående konsekvenser.
Kommuner och regioner behöver tidigt ta ställning till om koncernrapporteringen ska bygga på:
• Konsolidering direkt från samtliga enskilda bolags transaktioner eller saldobalanser, eller
• En struktur där underkoncerner först konsolideras separat och därefter rapporteras vidare som redan konsoliderade enheter.
Detta är inte bara en teknisk fråga, utan påverkar spårbarhet, uppföljning, möjligheten till månadsvis konsolidering och den totala effektiviteten i processen.
Öppna frågor med fokus på tillämpning
En tydlig lärdom från de RFI-processer vi varit involverade i är att öppna frågor ger mest värde när de fokuserar på faktisk tillämpning. Frågor som rör hur arbetet genomförs i praktiken skapar ett helt annat samtal än frågor som enbart bekräftar att en funktion finns.
Exempel på sådana frågor är:
• Beskriv hur manuella respektive automatiska elimineringar hanteras i det löpande arbetet.
• Beskriv hur förändrade ägarandelar hanteras, till exempel när de förändras mitt under året.
• Beskriv hur spårbarhet mellan rapport, eliminering och underliggande data säkerställs.
Beskriv nuläget – det formar svaren mer än man tror
Något annat som har stor påverkan på svaren från leverantörerna är hur väl kommunen eller regionen beskriver sitt nuläge. I de RFI:er som lett till mest givande dialoger finns en tydlig bild av dagens arbetssätt och utmaningar.
En begynnande trend: från tertial till månadsvis konsolidering
I de senaste dialogerna ser vi en tydlig, om än fortfarande försiktig, trend. Allt fler kommuner uttrycker ett behov av att kunna konsolidera hela eller delar av koncernen oftare än tidigare. Där tertial länge varit norm efterfrågas nu i ökande utsträckning stöd för månadsvis konsolidering, åtminstone för vissa delar av kommunkoncernen.
Inbjudan till frukostseminarium inför Ekonomichefsdagarna
Dessa erfarenheter och reflektioner stod i centrum för det frukostseminarium som Tiego bjöd in till i samband med Ekonomichefsdagarna. Seminariet riktade sig till ekonomer i kommuner och regioner som står inför, eller nyligen har genomfört, en investering i koncernrapporteringssystem.
Datum: 15 januari 2026 Tid: 09:00–10:30 Plats: Hilton Stockholm Slussen, Guldgränd 8, Stockholm
Detta event har redan ägt rum. Har du frågor kring koncernrapportering för kommuner och regioner? Kontakta oss gärna.