Tiego har delat med sig av erfarenheter från att besvara anbud i öppna förfaranden till kommuner och regioner på webbinarium anordnade av Kommunalekonomernas förening (KEF). Vi har uppmärksammat att det finns ett antal utvecklingstendenser inom kommunal redovisning som påskyndar behovet av koncernredovisningssystem. Ett exempel på detta är att Rådet för kommunal redovisning har skärpt texten om att det är ökade krav att konsolidera även då ägarandel är relativt låg. Även för den kommunala räkenskapsrevision är kraven skärpta då granskning ska göras på reviderade räkenskaper och därmed ökar tidspressen. Sist men inte minst så bildas allt större värden i koncernen varför en bra och snabb redovisning gagnar politiken och beslutsfattare.
Del 1: Allmänna rekommendationer
Tiegos upphandlingskonsult Magnus Josephson presenterade sina erfarenheter från tusentals upphandlingar men anpassat till upphandling av koncernrapporteringssystem i nedanstående nio punkter. Magnus Josephson har erfarenhet från båda leverantörens perspektiv och kommuner/regioner.
1. Definition av "System" – Att köpa ett "system" innebär underförstått att det är en kombination av produkter och tjänster som ska användas under en längre tidsperiod, minst 8-10 år.
2. Skilj på "Köp" och "Investering" – Det är vanligt vid investering i system att det läggs mer fokus på resultatet av upphandlingen (projektmål) än på resultatet av investeringen (effektmål/mätbara resultat över hela avtalsperioden).
3. Bestäm mätbara "Mål" för investeringen – Vilka mätbara mål finns att uppnå med ett koncernredovisningssystem som ger maximal nytta?
4. Utvärdera anbudsgivarens förmåga att uppnå målen – Den leverantör som kan visa bäst fakta, dvs exempel och bevis på att de kommer att nå målen är den som ska få högst poäng.
5. Vikta priset max 20% resterande 80% gäller förutsättningarna för att nå målen.
6. Varför bör förhandlat förfarande övervägas istället för öppet?
7. Rätt team – Att upphandla är ett lagarbete. Huvudansvarig ska vara verksamhetschefen som har kunskap om hur man ska använda system.
8. Avtalet ska börja med syftet med samarbetet – detaljerna löser man under avtalets gång.
9. Ha löpande uppföljning av mätetal av kvalitetsfaktorer.
Del 2: Tiegos erfarenheter från aktuella förfrågningsunderlag
1. Utvärderingsmodell – Tiego har sett väl genomtänkta och ambitiösa utvärderingsmodeller och det behöver vara kvalificerande krav på leverantörer.
2. Införandeprojektet – Tiego uppskattar kravet att kräva att en införandeplan ska bifogas anbudet.
3. Bilaga köparens nuläge och förutsättningar – Beskriv nuläget så noggrant som möjligt inklusive antal personer involverade och tid för bokslutsprocessen.
4. Funktionskrav – Koncernkonsolideringsmetoder, koncernstruktur, kontostruktur, koncerninterna poster, elimineringar, flödesanalyser, noter, kassaflöde, effekt och rapporter.
5. Svarsbilaga / Offert – Tiegos erfarenhet är att det finns en risk att ett förutbestämt sätt att beräkna pris ger kommunen en icke optimal prismodell.